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Trabajo con Excel y estos consejos pueden ahorrarte tiempo 2

Antes que nada, si no viste el primer post te aconsejo que te des una vuelta por la parte uno.

Parte 1


Y garcias por esto

Trabajo con Excel y estos consejos pueden ahorrarte tiempo 2

Trabajo mucho con Excel y estos consejos pueden ahorrarte bastante tiempo Parte 2

Trabajo con Excel y estos consejos pueden ahorrarte tiempo 2

Quiero agradecerles a todos por la buena onda y la aceptación de post, la verdad pensé que iba a pasar desapercibido pero no fue asín. Garcias otra vez.

Ahora si, a trabajar.

Es verdad que pude haberlo metido en el primer post pero me lo pase por alto y es el uso del atajo

CTRL + E

Lo que hace es seleccionar todo dato existente dentro de la tabla de pe a pa sin chistar y muy preciso.

Esto me lo hizo recordar el usuario @Martoluc . Ahora cito otros atajos que me dijo:

Para no tener que usar el.mouse yo hago alt+i+c para insertar columna o alt+i+f para insertar fila.

Yo no los uso porque no me acostumbro a los atajos de 3 teclas pero mejor que las empiecen a usar así no les agarra la paja como a mi, yo las hago manualmente, al igual que la paja.

Ahora le toca el turno a los gráficos.

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Esos gráficos horribles que ves en las presentaciones. Los consejos que les voy a dar son para dejarlos un poquito menos peor de lo son en realidad.

Todo el mundo sabe ponerle colores y acomodarlo un poco, pero llega un momento en que tocaste algo y no sabes que es, por ende te queda todo para el tujes y ahí es donde preferís hacerlo de nuevo y perdes un poco de tiempo.

Antes que nada EL TITULO. Al hacer gráficos depende mucho la manera en la que estén conformados los datos, no es lo mismo si están en forma vertical u horizontal. De todas maneras lo que quiero que sepan es ponerle títulos, rótulos, leyendas, y etiquetas de manera que tires los datos en la hoja de excel y mandes a hacer el gráfico sin hacer mucho lío. Osea, creo el gráfico así nomas y después le empiezo a poner el titulo, etiqueta, lo que quiera.

Todo esto se puede agregar en la querida pestaña “Presentación”, desde esta pestaña vamos a poder darle un poco mas de profesionalismo al asunto.

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¿Porque hablo de profesionalismo? porque estas laburando papu, tenes que ser prolijo y los datos tienen que ser lo mas claros posibles. Cuando empece a laburar con datos lo primero que aprendí (y no de buenas maneras) es a presentar información clara y directa. Esto quiere decir, mostrar un resultado con la mas mínima cantidad de datos e información posible, mientras pueda verse con claridad lo que se quiere mostrar.

Acordate que cuando presentas un gráfico, lo mejor es pensar como el que lo tiene que ver y preguntarse cosas como:

¿Que es esto? Titulo

¿Cual es la base de este gráfico? Rótulos

¿Que son esas lineas/barras/puntos? Leyendas

Y (en mi caso) aveces lo mas importante

No alcanzo a ver los números pibe!
representación gráfica de mi jefe

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Esto es: Etiquetas
Tene siempre en la cabeza que sin esas cosas el gráfico esta incompleto. Con esas cosas las dudas en el espectador se achican.

Ahora no hay mas que hacer que ir agregándolos desde el panel “Presentación” como mencione hace unas lineas.

Hasta ahí algo que creo necesario compartir, ya que al principio no tenia idea de como presentar datos y mandaba gráficos hasta sin titulo, grave error para cualquiera sea el caso. Después ya todo el mundo sabe cambiarle el color, ponerle sombritas y demás yerbas, así que no creo necesario agregarlo.

Ahora un temita pendiente gracias a estos fenómenos: @Cluster182 y @76nico

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Así es, le toca el turno a las Tablas Dinámicas. Tan alabadas y tan odiadas. Al principio no quería saber anda con estas tablas que no me resultaban dinámicas para nada, no les veía el sentido y eran un dolor de huevos cuando no las sabia usar. Hasta que un día me enfrente a la bestia y aprendí a domarla. Del odio al amor en menos de dos horas.

Recuerdo que en la entrevista de trabajo me preguntaron si sabia manejar tablas dinámicas y para no ser menos respondí que si como un campeón, sin saber a lo que me enfrentaba, un dolor de huevos terrible pero ya no mas. Bueno sin mas preámbulo paso a explicar el correcto uso del mismo.

Primero y principal vamos a tener que seleccionar todos los datos que quieras incluir in de teibol e ir a la pestaña “Insertar” y “Tabla dinámica”

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Acto seguido seleccionamos donde queremos insertar dicha tabla. Por default nos la va a crear en una hoja nueva, generalmente la de al lado. Pero si estas en modo mina podes elegir donde queres poner ese mueble que te dio tu abuela que te combina con la pared pero no queres ponerla cerca del aparador porque es de otro color.

Perdón se me fue la mano pero soy casado y esas cosas las vivo a diario y no se me van de la cabeza.

Ahora bien, tenes la tabla y te aparece algo como esto

Trabajo con Excel y estos consejos pueden ahorrarte tiempo 2 y esto Trabajo con Excel y estos consejos pueden ahorrarte tiempo 2

La que mas van a usar es el segundo cuadro, el primero es para visualizar los datos.

¿Y los datos? ¿doonde están los datos?

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Tranquilo campeón, los tenes que acomodar vos. ¿Por que? porque excel no tiene idea de lo que quieras hacer con los datos. Por suerte vos si y podes decirle como los queres.

Voy a explicar la manera en la que yo los acomodo y los muestro que es la siguiente.

Mandar todos los datos que quieras mostrar en el recuadro “Etiquetas de fila” ¿todos? si todos, menos el o los que quieras usar como filtro, esos obviamente van en el recuadro “Filtro de informe”

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Ahora bien, vas a ver como en el cuadro de visualización aparecieron los datos de una manera un tanto horrible e inentendible. Esto es porque excel agrega automáticamente sumas y totales que en mi caso nunca me sirvieron para nada y los tuve que sacar.

¿Como? asín:

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Desde la pestaña “Diseño” pestaña que van a tener que acostumbrarse a usar siempre después de crear la tabla.

Ahora viene lo mas lindo, apretar botoncitos y que excel haga el resto. Paso a indicar cuales son los dichos botoncitos:

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Este es mucho muy importante

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En mi caso también selecciono “Repetir todas las etiquetas de elementos”. Lo que hace es básicamente repetir un dato en caso de ser necesario y no dejar espacios en blanco. Repito que esto lo hago porque una vez creados los datos los paso a otro programa que no acepta tablas incompletas.

Ahora bien, con todo eso pasamos de esto

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a esto

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Quiero aclarar que hay mas maneras de usar una tabla dinámica y esa es la manera en la que la uso yo, hay otra manera que uso pero es mas para pasarlos a InfoStat, un programa de origen cordobés que se usa mucho para estadística.

Respecto al pedido de buscarV, la función es muy copada pero con el uso de tablas dinámicas es mas fácil buscar un dato, ya sea un nombre, un numero, una fecha, etc. Ademas el post no es de funciones sino de pequeños concejos que le pueden servir a mas gente.

Salute y hasta acá el post de hoy.

Y nuevamente, todo esto es gracias a este noble señor:

Charles Simonyi

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