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Excel para organizar lista de invitados en casamientos

Este archivo que subo, me ayudó en su momento para organizar las mesas en una lista de casamiento (la usé para el mío y luego un par de amigos me la han pedido y creo que les ha sido de utilidad, por eso la comparto).

Aclaración: es mas que sabido que armar las mesas para un casamiento es un lío, por un montón de cosas… porque hay gente que no las podés ubicar juntas, porque nunca sabés quien realmente viene y quien no, porque no sabés si ubicar a todas las personas con nombre y apellido en un determinado lugar, o armar “grupos” de invitados y asignarles grupos de mesas y que luego ellos se vayan ubicando por afinidad u orden de llegada con quienes quieran. Yo si tuviera que recomendar, creo que lo mejor es esto último. Menos cosas a tener en cuenta, menos problema para armar las mesas.

Este archivo solo tiene utilidad, cuando quieren agrupar invitados. Es decir, por decir un ejemplo, a los amigos del novio, los ubico entre las mesas 4 y 7 indistintamente. En esos casos, creo que el archivo es de mucha utilidad. Por otro lado, si lo que quieren hacer es definir exactamente la conformación de las mesas (donde cada asiento tiene nombre y apellido), creo que ya deja de ser tan útil, pero bueno, lo dejo a su criterio.

Yo traté de simplificarlo lo mas que pude. De todas maneras (estoy escribiendo estas líneas luego de haber terminado de escribir la explicación debajo), por lo que veo, no es que haya quedado “difícil” pero tengo que reconocer que tampoco está fácil. Es como decía al principio… recuerden que es un tema complejo de resolver… capaz usar este archivo termina siendo complicado, pero creanme que hacerlo a mano en lápiz y papel va a ser 10 veces peor!

Les recomiendo que primero lean el tutorial sin bajarse el archivo (para que puedan entenderlo en su totalidad) y luego, se bajan el archivo e intentan hacerlo siguiendo los pasos.

Como regla general es que el usuario tiene que completar las celdas en verde. Lo que está en gris, son fórmulas y no se tocan ni pueden cambiar.

Sección Invitados

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

Se tiene que cargar la lista de invitados en la primer sección. (no le den pelota a los nombres del ejemplo ya que usé una página que sirve para generar datos aleatorios)

Columna B: Ingresar los nombres, tal como luego quieren que aparezca en la lista que se le da al personal que ubica a los invitados en la sala (Ej. Apellido, Nombre y Sra)

Columna C: Ingresar la cantidad de asientos que ocupará cada invitado (Ej.: si es Invitado y pareja, ingresar un 2; si es invitado, pareja y 2 hijos mayores, ingresar un 4)

Columna D: todavía no hacer nada

Celda N5: Ingresar la capacidad de las mesas (Ej. 8 personas x mesa, 10 personas x mesa, etc.)

Sección Mesas:

Columna I: Lo que vamos a hacer acá es agrupar a los invitados. Ejemplo: Amigos Novia; Futbol Novio, Famila Paterna Novia, etc. Vamos a ir creando grupos, según como querramos sentar a nuestros invitados. Luego, le vamos a asignar un grupo a cada invitado.

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

A medida que vamos definiendo los grupos en la columna I, podemos ir empezando a completar la columna D, de la sección invitados. Para facilitar, cada grupo de mesas, tiene una letra que lo representa. En el ejemplo, Amigos Novia, es la letra A, Facultad Novia es la letra B y así con el resto de los grupos. Esas letras son las que usaremos para asignar a los invitados a cada grupo.

Vamos ahora si a la columna D, sector invitados, y le vamos asignando la letra del grupo a que corresponden. Vemos como luego de asignar una mesa (letra A, B, C, etc.), se auto completa el nombre del grupo en la columna E.

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

A medida que hacemos eso, en el sector mesas, empieza a autocompletarse la cantidad de personas por grupo de mesas (Columna J), así como la cantidad de mesas que necesitaremos para cada grupo (columna K)

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

Cuando estemos terminando, nos vamos a dar cuenta que alguna mesa nos queda con 3 personas (supongamos que podamos meter 10 personas por mesa), y otra nos queda con 6. Este archivo no consolida, ni agrupa automáticamente, ni nada de eso. Solo sirve para ordenar un poco la cosa y darnos cuenta de manera fácil, ese tipo de problemas. En ese caso tendrán que apelar a su sentido común para ver como organizar esas mesas incompletas.

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Una vez completado lo anterior, nos queda completar (a mano!) la columna L.

Acá viene la única parte que a mi entender puede ser “complicada”. Ya tenemos todos los grupos armados, y tenemos el total de mesas por grupo. Antes de hacer este punto, debemos asegurarnos que estén asignados a una mesa todos los invitados y ya se sepa cual va a ser la agrupación final. En mi caso, esta parte la hice el día antes del casamiento, inclusive ya sabiendo los casos en que me habían confirmado que no venían (es al pedo hacer esto un mes antes) (al final explico que hacer con las personas que ya sabemos que no vienen).

Con respecto a las confirmaciones de asistencia, es obvio que hay mucha gente invitada que sabemos que va a venir (amigos, familia cercana, etc.) (igual siempre se estima que falta un 10% en promedio, aunque yo he estado en casamientos que faltó el 20% y fui a uno que habían mas personas que invitados jeje). Que hacer con los dudosos? Puede quedar “feo” llamarlos o escribirles un mensaje directamente preguntando si vienen. Además, si lo hacemos, seguramente nos respondan que “si”, porque no saben aún, o no quieren decir que no vienen.

Sugerencia (a mi me dió resultado): Unos días antes de que tenía que confirmar los invitados con la gente del cattering, le di a mi hermana una lista de 30 / 40 invitados “dudosos” con sus respectivos teléfonos. También le dí el texto que tenía que decir: “Hola, hablo con Juan Perez? Te estoy llamando de parte de la empresa de cattering del casamiento de Jose Gomez y Maria Hernandez, estamos llamando a confirmar asistencia” (algo así, sencillo y al grano). Con eso, pude confirmar que muchos de los “dudosos” ya tenían decidido no venir y si no lo hubiera hecho me hubiera gastado unos cuantos $$ al dope.

En fin, una par de días antes del casamiento, cuando ya sepamos la lista FINAL FINAL de invitados, vamos a saber cuantas mesas necesitamos.

Lo que nosotros hicimos fue, primero ver como ubicar las mesas en el local, armando una especie de “Plano” de mesas y se le asigna un número a cada mesa (el famoso número de mesa al que dps se le pone el cartelito).

Ahora lo que falta por hacer es ver, donde ubicamos a cada grupo de invitados, en cual mesa. Ej: el grupo Amigos Novia, que ya sabemos que vamos a necesitar 6 mesas, los ubicamos entre las mesas 1 a 6 (esto es lo que tenemos que escribir a mano en la columna L) y así seguimos con el resto.

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Cuando le asginemos mesa al último grupo, ej: Amigos Novio del 34 al 39, tenemos que chequear que 39 es el número total de mesas en la celda N7 (si no les da igual, revisen que hay algo mal en las mesas asignadas).

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

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Sección Resumen

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

Cantidad de mesas óptimo: Nos dice cual sería la mínima cantidad de mesas que necesitamos, si todas las completamos con 10 personas. Ya sabemos que por distintos motivos muchas mesas nos van a quedar con 7, 8, 9 personas, así que solo sirve para tener como referencia.

Mesas Actuales: Nos dice el número de mesas que vamos a necesitar según la configuración actual de mesas

Invitados: Nos dá el número total de la lista de invitados

Invitados con mesa: Nos dice a cuantos invitados ya le hemos asignado mesa

Sin asignar: Invitados que falta asignar mesa.

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Por último, pero no por ello menos importante, habrán notado ya que el archivo tiene varias pestañas. Vayamos a la pestaña “Lista Final”.

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Lo que vemos ahí es una tabla dinámica. Toma los datos de la sección invitados, de la hoja anterior. Por ello, cada vez que hagamos un cambio en la sección invitados, para verlo reflejado aquí, necesitamos hacer click derecho sobre los datos, y seleccionar la opción “Actualizar”.

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

Que nos muestra esta pestaña? Es la lista de invitados, ordenada alfabéticamente según como está escrita en nuestra sección invitados, donde nos muestra para cada invitado, que mesa o grupo de mesas le corresponde. Esto sirve para poder imprimir (ya está configurado para imprimir) y entregárselo a las personas que recepcionan la gente en la entrada de la fiesta.

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

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Ahora sí, por último, vayamos a Personas x Mesa:

Lo que vemos ahí es una tabla dinámica. Toma los datos de la sección invitados, de la hoja anterior. Por ello, cada vez que hagamos un cambio en la sección invitados, para verlo reflejado aquí, necesitamos hacer click derecho sobre los datos, y seleccionar la opción “Actualizar”.

Que nos muestra esta tabla? Nos agrupa, por mesa, cuales son las personas que queremos sentar juntas. Esto es importante por si queremos darle una revisada antes de confirmar la configuración de las mesas.

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

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Que hacer con los que ya sabemos que no vienen? Puedo eliminar un renglón?

Que hacer con los que nos confirman que no vienen? Nada. No eliminamos la fila ni nada… tan solo, buscamos al invitado, y en la columna C, cantidad, ponemos un 0. Con eso alcanza para que no sea tenido en cuenta para nada.

Eso es todo amigos.

Les dejo dos archivos. El primero, tiene el ejemplo que usé para tomar las imágenes. Lo pueden sobreescribir sin problemas.

Archivo con datos de Ejemplo

Archivo sin datos

El otro, está completamente en blanco. Da lo mismo que usen cualquiera de los dos.

Nota: Ambos archivos tienen las hojas protegidas para que no se modifiquen las fórmulas (si tocan una fórmula, cagamos). Sin embargo no tiene contraseña ni nada de eso. A su propio riesgo, desbloqueen el archivo y cambien o arreglen lo que se les de la gana. Si lo dejan protegido así como está, igual pueden ver como están hechas las fórmulas.

Excel para organizar lista de invitados en casamientos

Cualquier duda, comentario, sugerencia, etc. etc. escriben x acá o x privado.

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